Ta del av allmän handling

En handling är allmän om den antingen är inkommen till kommunen eller upprättad hos kommunen dessutom ska handlingen vara förvarad av kommunen.

En inkommen handling betyder att någon skickat in handlingen till kommunen, till exempel i form av ett brev eller ett e-postmeddelande.

En upprättad handling betyder att kommunen själv har skrivit eller skapat handlingen. Typiska exempel på upprättade handlingar är nämndernas protokoll och sammanträdeshandlingar. Alla handlingar hos kommunen räknas inte som upprättade, utan det finns vissa kriterier för att den ska bli upprättad.

Om handlingen hör till ett ärende så blir den upprättad först när ärendet som den tillhör har avslutats, eller om handlingen har skickats till en utomstående person. Hör handlingen inte till ett ärende så räknas den som upprättad när den är färdigställd - alltså att den inte ska arbetas vidare med, att den arkiverats eller att den skickats till en utomstående person.

Observera att ett utlämnande av ett upphovsrättsligt skyddat material (t.ex. fotografier av Lomma kommuns egna fotografer) inte innebär en tillåtelse till upphovsrättsligt förfogande. Det kräver ett avtal.

Om du vill göra en begäran om att få ta del av en allmän handling så kontaktar du Kontaktcenter. De kommer sen skicka den vidare till berörd nämnd. Då brukar det vara en registrator eller administratör som tar emot begäran och antingen hanterar den själv eller skickar vidare till den som kan ha handlingen. Först kontrolleras att handlingen finns och om den bedöms vara både allmän och offentlig, alltså om den kan lämnas ut utan vidare bearbetning.

En sekretessprövning görs och eventuellt behöver handlingen bearbetas innan den kan lämnas ut. En begäran ska behandlas skyndsamt men ibland kan det ta längre tid, beroende på bearbetning eller handlingens format. Då kommer du få information om det. Se svar på övriga frågor gällande eventuella kostnader, sekretessprövning, format med mera.

Det kostar inte att ta del av en allmän handling om det går att ta del av den i sitt original. Då visas den upp på plats, exempelvis hos Kontaktcenter. Vill du få en kopia på den allmänna handlingen, eller handlingen inte går att ta del av i original, så har kommunen rätt att ta ut en avgift för kopior, avskrifter och utskrifter.

Enligt Lomma kommuns taxa gäller:

Kostnad för utskrift eller elektronisk kopia

Avgifter för elektronisk kopia gäller inskanning av sidor. Är handlingen elektronisk i sitt originalformat och kan lämnas ut elektroniskt utan ytterligare bearbetning tas ingen avgift ut.

För övriga format eller avskrift tas kostnad ut med utgångspunkt i avgiftsförordningen. Saknas bestämmelse i den så tas avgift ut med ett belopp som motsvarar den beräknande kostnaden för att tillhandahålla beställningen (självkostnad).

I samband med att du inkommer med en begäran så kommer Lomma kommun alltid informera dig om den preliminära kostnaden, om en sådan finns. Betalning ska göras i förskott.

Vill du ha utskrivna handlingar som skickas via post tillkommer portokostnad.

Betalning ska göras genom insättning på Lomma kommuns plusgiro 2 64 04-4 (märkning: Kopior), eller genom företrädesvis kortbetalning hos Kontaktcenter. I dagsläget går det inte att betala med Swish.

Du har alltid rätt att ta del av en allmän handling på plats och du kan även få papperskopior av handlingarna. Vissa handlingar finns i elektronisk form och kan vanligtvis skickas via e-post. Kommunen har dock ingen generell skyldighet att skicka handlingar elektroniskt. Vänligen meddela hur du vill ta del av handlingen så får du mer information om hur du går tillväga.

Om uppgifter i en handling är sekretessbelagda får de inte lämnas ut. Det är därför möjligt att du får ut en handling där delar av innehållet är överstruket. Om delar av innehållet är överstruket anges vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som ger stöd för bedömningen.

För att kunna bedöma om uppgifterna omfattas av sekretess och huruvida de får lämnas ut eller inte så har kommunen rätt att fråga vem det är som vill ha uppgifterna och vad uppgifterna ska användas till. Detta gäller inte om det står klart att det inte finns några uppgifter i handlingen som omfattas av sekretess.

Hanteringen av en begäran om utlämning av en allmän handling ska ske skyndsamt och påbörjas samma dag som begäran kommer in.

Ibland kan det ta längre tid än så att få besked. Det kan handla om att det är många handlingar som begärts ut eller att innehållet i handlingarna innebär en svår sekretessprövning som tar tid. Dröjer utlämningen så lämnas besked om det.

Om du nekas att ta del av en handling eller om uppgifter inte lämnas ut på grund av att de omfattas av sekretess har du rätt att få ett skriftligt beslut av den nämnd som har nekat dig handlingen eller uppgifterna. Nämndens beslut kan du sedan överklaga till Kammarrätten. En anvisning om hur du ska gå tillväga för att överklaga står med i beslutet från nämnden.

Lomma kommun värnar rätten till insyn och att kunna ta del av allmänna handlingar är en viktig del i detta. Däremot, om det finns särskilda skäl eller vid misstanke om medvetet missbruk av regelverket, så får avsteg från taxan göras. Det kan exempelvis handla om misstanke att upprepade mindre beställningar görs för att undvika betalning. Det kan även exempelvis vara att beställningen är av en sådan storlek eller karaktär att en enskild bedömning behöver göras i det specifika fallet.